خطوات تصميم قاعدة البيانات:
تحديد الغرض من قواعد البيانات:
يدلك الغرض من قواعد البيانات على المعلومات التي ستحتاجها منها يمكنك تحديد الموضوعات التي تحتاجها لحفظ حقائق عنها ( الجداول ) والحقائق المراد حفظها عن كل موضوع ( الحقول بداخل الجداول ) وفي سبيل تحديد الغرض من أنشاء قاعدة البيانات يمكنك عمل الآتي:-
أ- أن تتحدث مع المستخدمين المرتقبين لقواعد البيانات.
ب- أن تشاور الآخرين حول نوعية الأسئلة التي تود أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
ج- أن تضع تخطيطات للتقارير المراد إنتاجها.
د- أن تجمع النماذج المستخدمة بالفعل في تسجيل البيانات.
وتستعين بكل هذه البيانات في الخطوات التالية للتصميم .
مثال : متابعة حركة المبيعات والمخزون
لنفرض أن شركة ( القدس ) للاستيراد والتصدير التي تسوق المواد الغذائية الفاخرة في جميع أنحاء العالم، تزعم إنشاء قاعدة بيانات تمكنها من متابعة بيانات مبيعات مخزون الشركة.
* * ابدأ بكتابة قائمة الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها قاعدة البيانات. مثل:
1- كم بلغ حجم المبيعات من منتجاتنا المتميزة في الشهر الماضي؟
2- أين يقطن أفضل عملاؤنا؟
3- من هو مورد المنتج الأكثر مبيعاً؟
يمكنك بعد ذلك جمع كل النماذج والتقارير التي تحتوى على المعلومات المزمع أن تكون قاعدة البيانات قادرة على إصدارها، مع ملاحظة أن الشركة تستخدم حالياً تقريراً مطبوعاً لمتابعة المنتجات التي تم طلبها ونموذج طلبيات لتسجيل الطلبيات الجديدة. يوضح الشكل التالي هاتين الوثيقتين:
شكل (2) يوضح تقرير متابعة المنتجات التي تم طلبها.
شكل (3) يوضح نموذج طلبيات.
تحتاج شركة القدس أيضاً طباعة عناوين المراسلات البريدية للعملاء والموظفين والموردين.
تحديد الحقول اللازمة:
لتحديد الحقول داخل كل جدول ، يجب أن تقرر أولاً ماذا تريد أن تعرف عن الأفراد أو الأشياء أو الأحداث المسجلة بالجدول.
* لمحات إرشادية لتحديد الحقول:
أ- لا تتضمن بيانات محسوبة أو مستنتجة.
ب- ضمن كل المعلومات التي تحتاجها.
ج- تخزين المعلومات حسب أصغر جزء منطقي ( أسم المنتج / فئته / وصفه ).
* حقول المفتاح الأساسي:
أ- لا يسمح بوجود قيما متكررة أو خاليه في حقل المفتاح الأساسي.
ب- قد تستخدم القيمة الموجودة في حقل المفتاح الأساسي للبحث عن السجلات لذلك يراعى ألا يحتوى على عدد كبير من الأرقام أو الأحرف.
ج- يؤثر حجم المفتاح الأساسي على سرعة العمليات في قاعدة البيانات.
تحديد الغرض من قواعد البيانات:
يدلك الغرض من قواعد البيانات على المعلومات التي ستحتاجها منها يمكنك تحديد الموضوعات التي تحتاجها لحفظ حقائق عنها ( الجداول ) والحقائق المراد حفظها عن كل موضوع ( الحقول بداخل الجداول ) وفي سبيل تحديد الغرض من أنشاء قاعدة البيانات يمكنك عمل الآتي:-
أ- أن تتحدث مع المستخدمين المرتقبين لقواعد البيانات.
ب- أن تشاور الآخرين حول نوعية الأسئلة التي تود أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
ج- أن تضع تخطيطات للتقارير المراد إنتاجها.
د- أن تجمع النماذج المستخدمة بالفعل في تسجيل البيانات.
وتستعين بكل هذه البيانات في الخطوات التالية للتصميم .
مثال : متابعة حركة المبيعات والمخزون
لنفرض أن شركة ( القدس ) للاستيراد والتصدير التي تسوق المواد الغذائية الفاخرة في جميع أنحاء العالم، تزعم إنشاء قاعدة بيانات تمكنها من متابعة بيانات مبيعات مخزون الشركة.
* * ابدأ بكتابة قائمة الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها قاعدة البيانات. مثل:
1- كم بلغ حجم المبيعات من منتجاتنا المتميزة في الشهر الماضي؟
2- أين يقطن أفضل عملاؤنا؟
3- من هو مورد المنتج الأكثر مبيعاً؟
يمكنك بعد ذلك جمع كل النماذج والتقارير التي تحتوى على المعلومات المزمع أن تكون قاعدة البيانات قادرة على إصدارها، مع ملاحظة أن الشركة تستخدم حالياً تقريراً مطبوعاً لمتابعة المنتجات التي تم طلبها ونموذج طلبيات لتسجيل الطلبيات الجديدة. يوضح الشكل التالي هاتين الوثيقتين:
شكل (2) يوضح تقرير متابعة المنتجات التي تم طلبها.
شكل (3) يوضح نموذج طلبيات.
تحتاج شركة القدس أيضاً طباعة عناوين المراسلات البريدية للعملاء والموظفين والموردين.
تحديد الحقول اللازمة:
لتحديد الحقول داخل كل جدول ، يجب أن تقرر أولاً ماذا تريد أن تعرف عن الأفراد أو الأشياء أو الأحداث المسجلة بالجدول.
* لمحات إرشادية لتحديد الحقول:
أ- لا تتضمن بيانات محسوبة أو مستنتجة.
ب- ضمن كل المعلومات التي تحتاجها.
ج- تخزين المعلومات حسب أصغر جزء منطقي ( أسم المنتج / فئته / وصفه ).
* حقول المفتاح الأساسي:
أ- لا يسمح بوجود قيما متكررة أو خاليه في حقل المفتاح الأساسي.
ب- قد تستخدم القيمة الموجودة في حقل المفتاح الأساسي للبحث عن السجلات لذلك يراعى ألا يحتوى على عدد كبير من الأرقام أو الأحرف.
ج- يؤثر حجم المفتاح الأساسي على سرعة العمليات في قاعدة البيانات.